Vous souhaitez créer votre entreprise mais vous n’avez pas nécessairement besoin d’un local pour exercer votre activité et vous ne souhaitez pas que votre siège social soit fixé à votre domicile. Pourtant une entreprise doit disposer impérativement d’un siège social. La solution est alors de recourir aux entreprises de domiciliation. Mais attention, la réglementation est stricte et très spécifique. Dans cet article nous vous détaillons les conditions pour établir le siège social d’une entreprise en ayant recours à une entreprise de domiciliation.
Une entreprise de domiciliation est un prestataire spécialisé dans la domiciliation juridique d’autres entreprises : elles mettent à disposition une adresse qui servira principalement à fixer le siège social.
Cette activité est soumise à un agrément administratif et ne peut pas être exercée dans un local d’habitation ou à usage mixte.
Voici quelques points essentiels à connaître pour éviter les arnaques.
Une domiciliation avec un tel prestataire implique nécessairement un contrat
Propriétaire ou titulaire du bail des locaux, l’entreprise de domiciliation doit proposer obligatoirement la signature d’un contrat de domiciliation avec l’entreprise qui souhaite être domiciliée.
Ce contrat devra faire l’objet d’une mention au registre du commerce et des sociétés.
Une domiciliation doit être d’une durée d’au moins trois mois
La durée de la domiciliation doit être d’une durée d’au moins trois mois renouvelable par tacite reconduction.
Une entreprise de domiciliation ne fournit pas qu’une simple adresse sans consistance
La mise à disposition, dont le but est strictement professionnel, doit notamment permettre à l’entreprise domiciliée de recevoir son courrier, de recevoir sa clientèle et d’assurer des réunions notamment entre dirigeants.
Les locaux mis à disposition doivent être dotés d’une pièce propre à assurer la confidentialité nécessaire au fonctionnement des organes de gestion.
Cette même pièce doit permettre une réunion régulière de ces organes, les locaux devant en outre permettre la tenue, la conservation et la consultation des livres, registres et documents prescrits par les lois et règlements.
Attention : l’entreprise domiciliée est aussi tenue à certaines obligations !
Ainsi, la société qui a sollicité la domiciliation doit utiliser les locaux mis à sa disposition et en cas de modification concernant son activité et de tout changement relatif à sa forme juridique, à son objet et à ses représentants légaux l’entreprise domiciliée est tenue d’en informer l’entreprise de domiciliation.
Le saviez-vous ?
Une société domiciliée peut être sanctionnée si depuis plus de trois mois elle n’a pas relevé son courrier.
Le greffier, informé de la négligence par l’entreprise de domiciliation, peut décider de faire mention d’une cessation d’activité concernant la société domiciliée.
Nombreuses sont les solutions de domiciliation proposées pour des entreprises en cours de création ou de développement, les plus rencontrées sont les suivantes :
- Espace de coworking ;
- Pépinières d’entreprises ;
- Centre d’affaires.
Mais dans chaque cas il faut s’assurer de la réalité de la prestation offerte car il est strictement interdit d’avoir un siège social fictif comme une simple boîte aux lettres ou de n’avoir pas un local suffisamment adapté à ses besoins.
Le recours à une entreprise de domiciliation, bien que parfois couteuse peut s’avérer être une solution de facilité mais qui doit concrètement être réelle et permettre l’exercice normal d’une gestion d’entreprise.
