Le décret du 31 octobre 2019 relatif à la dématérialisation des registres, des procès-verbaux et des décisions des sociétés et des registres comptables de certains commerçants est entré en vigueur le 4 novembre 2019.

Désormais l’obligation de tenir un registre des décisions et des délibérations ou encore la certification des procès-verbaux peut se faire par la voie numérique alors qu’auparavant le Code de commerce imposait la tenue sur support papier.

Seules les SAS et SASU pouvaient se défaire de ce dogme du registre papier à la condition toutefois d’avoir prévu dans leurs statuts la faculté d’avoir des registres et des procès-verbaux dématérialisés.

Dématérialisation des registres et signature électronique des procès-verbaux

Pour les sociétés commerciales que sont les SNC, les SARL et les SA il est désormais possible de dématérialiser la tenue du registre des délibérations de leurs associés ou actionnaires.

Les EURL peuvent également tenir leur registre unique des décisions de l’associé unique et des conventions réglementées de manière dématérialisée 

Particularité des sociétés par actions (ex. SA), celles-ci peuvent également dématérialiser :

• le registre des délibérations des conseils d’administration et de surveillance
• le registre de présence de ces deux conseils dans les SA ;
• le registre des délibérations des assemblées d’obligataires et des assemblées de titulaires de valeurs mobilières donnant accès au capital.

Les sociétés civiles, comme les SCI, ne sont pas écartées, elles peuvent également tenir leur registre des délibérations des associés de manière dématérialisée.

Incidemment du choix de la dématérialisation des registres, les procès-verbaux ainsi consignés devront également être établis sous forme électronique précision étant faite quant à la signature électronique laquelle doit au moins respecter les exigences de l’article 26 du règlement UE n° 910-2014.

Ainsi, pour qu’une signature électronique soit valable il faut qu’elle respecte les conditions suivantes :

• être liée au signataire de manière univoque ;
• permettre d’identifier le signataire ;
• avoir été créée à l’aide de données de création de signature électronique que le signataire peut, avec un niveau de confiance élevé, utiliser sous son contrôle exclusif ; 
• et être liée aux données associées à cette signature de telle sorte que toute modification ultérieure des données soit détectable.

Enfin, pour préserver la valeur probante de l’ensemble des procès-verbaux électroniques ceux-ci devront être datés de façon électronique par un moyen d’horodatage offrant « toute garantie de preuve ». En pratique cela revient à utiliser un système d’horodatage sans possibilité de modification (i.e. recourir à un tiers certificateur).

Une opportunité pour simplifier son secrétariat juridique ?

Ces avancées visant à la dématérialisation du secrétariat juridique s’inscrivent dans une ligne de simplification des contraintes administratives pesant sur les sociétés.

Nous reconnaissons dans ces mesures une réelle opportunité pour les dirigeants de petites ou de moyennes entreprises pour se simplifier ces tâches. Mais bien que l’intention soit à saluer il n’en demeure pas moins que c’est la mise en œuvre pratique de ces mesures qui sera problématique.

En effet, la dématérialisation nécessite d’être équipé d’un système numérique de tenue et de conservation de son secrétariat juridique, a minima sécurisé, et permettant la signature électronique des documents. Ce qui n’est pas donné à tout le monde.

S’ajoute le problème du stockage de cette data qui ne peut pas simplement être fait dans un cloud en libre accès.

Il vous sera donc nécessaire soit de mettre en place en interne un système efficace et valable (qui mobilisera des actifs) soit d’externaliser la mission par le recours à un prestataire extérieur. 

Mais cette dématérialisation ne fera pas en un clic. Avant de faire votre choix, vous devrez procéder à une vérification de vos statuts, lesquels doivent prévoir la faculté de dématérialiser la tenue de vos registres ainsi que d’avoir recours à la signature électronique pour vos procès-verbaux. Si ce n’est pas le cas une mise à jour s’impose.

Vous pouvez déléguer le secrétariat juridique à un avocat qui se chargera tant d’établir des procès-verbaux conformes à la réglementation, de déposer les actes en temps et en heures auprès du Greffe et que de stocker dans son cabinet les registres. Les avocats de STRATEGIA tiennent le secrétariat juridique de nombreuses entreprises et peuvent vous proposer cette mission de suivi s’intégrant parfaitement dans un accompagnement global de votre société.