Nous vous avions déjà présenté que les avantages en nature sont des éléments du salaire de base – Lire notre article : Comprendre la notion de salaire pour un pilotage d’entreprise efficace.

Ce « salaire versé en nature » est d’ailleurs considéré comme pouvant être un équivalent du « salaire versé en espèce » à tel point qu’il est licite pour un employeur de ne verser que des avantages en nature pour rémunérer son salarié.

L’avantage en nature reste cependant considéré par les salariés comme ce « plus » obtenu en complément du salaire en espèce. La politique de rémunération d’un employeur doit aujourd’hui prendre en compte que ses employés ont besoin pour être fidélisés et se sentir valorisés de se voir attribuer des avantages en nature en plus du salaire versé en espèces – Lire notre article : Et si vous preniez la résolution de performer sur les rémunérations ?

Mais pour les services de l’URSSAF, les avantages en nature sont la source de nombreux contrôles qui justifient des redressements importants d’entreprises et cela vient souvent concerner des sommes élevées.

Il est dès lors fondamental de comprendre les contours des avantages en nature.

Distinguer les avantages en nature des frais professionnels

L’avantage en nature c’est le bien ou le service qui est fourni gratuitement ou à titre très préférentiel par rapport à sa valeur réelle par l’employeur à son salarié.

Il faut bien comprendre que l’avantage en nature consiste principalement dans ce « plus » que l’entreprise offre au salarié pour couvrir des dépenses qui sont par nature avant tout personnelles.

C’est là le critère déterminant de l’avantage en nature : une dépense privée qui incombe au salarié mais qui est prise en charge par l’entreprise.

Par contre une dépense du salarié faite pour le compte de l’entreprise ne peut être qualifiée d’avantage en nature tout simplement parce qu’elle n’est pas initialement dédiée à couvrir un usage personnel du salarié quand bien même il en bénéficierait personnellement.

Bien cerner la différence entre ces deux notions est d’importance, notamment d’un point de vue financier : les frais professionnels sont hors assiette des cotisations de sécurité sociale et hors assiette des revenus à déclarer lors de la déclaration de revenus, au contraire de l’avantage en nature qui est pris en compte en tant qu’élément de salaire.

La distinction paraîtrait simple à mettre en œuvre. Mais le quotidien de la gestion des salariés et de leurs frais est tout autre : la frontière entre avantages en nature et frais professionnels n’est pas si évidente à opérer.

Certains frais professionnels peuvent prendre la forme d’une allocation en nature, mais n’en sont pas pour autant des avantages en nature.

Pour illustrer l’importance du contexte de prise en charge pour connaître le régime applicable, prenons l’exemple de la fourniture de nourriture :

• Les repas gratuitement fournis dans une cantine ou le restaurant d’entreprise sont des avantages en nature au contraire des fournitures de repas résultant d’une obligation professionnelle ou pris dans la nécessité du service.

• Les repas des salariés pris à l’extérieur de l’entreprise et qui sont pris en charge par l’employeur seront qualifiés d’avantages en nature dès lors qu’ils sont pris hors situation de déplacements professionnels, auquel cas ils seraient catégorisés de frais professionnels.

C’est à chaque fois une appréciation concrète de la dépense qui permettra d’arbitrer entre avantage en nature ou frais professionnel.

Les règles d’attribution des avantages en nature

Divers et variés selon l’entreprise et la politique de rémunération engagée par l’employeur, les avantages en nature consistent en général dans la fourniture de nourriture, de logement, de véhicule ou encore des outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication.

Les avantages en nature résultent soit :

• De la convention collective applicable ;

• D’un accord d’entreprise ;

• D’un contrat de travail ;

• Ou encore d’un usage pratiqué dans l’entreprise.

L’attribution d’un avantage en nature peut donc résulter d’une application objective d’une règle conventionnelle autant que d’une contractualisation individualisée avec un salarié en particulier.

Mais, il est important pour l’employeur de rester vigilant à l’application des principes de fixation du salaire même dans le cadre de l’attribution d’avantages en nature. 

Comme c’est un élément de rémunération qui s’ajoute au salaire versé en espèce il n’est pas possible de modifier unilatéralement un avantage en nature octroyé à un salarié sans obtenir au préalable son accord. Lire notre article : Un véhicule de fonction constitue un avantage en nature qui ne peut être retiré unilatéralement par l’employeur – la brève.

Il n’est pas non plus possible pour un employeur d’instaurer une inégalité de traitement ou un quelconque élément discriminant entre des salariés placés dans une situation identique – Lire notre article : Connaissez-vous les grands principes de fixation du salaire ?

Pour éviter cette problématique d’attribution s’il devait y avoir une différence de traitement à opérer entre certains salariés, il sera utile de subordonner l’octroi d’un avantage en nature à une catégorie de salariés objectivement et préalablement déterminée. Par exemple : l’octroi d’un véhicule de fonction n’est possible qu’à l’égard des commerciaux dont l’activité même implique qu’ils soient en mesure de se déplacer en voiture.

Établir le bulletin de paie ou comment évaluer l’avantage en nature

Étant soumis aux cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu, l’avantage en nature doit expressément apparaître sur le bulletin de paie. L’avantage en nature doit d’ailleurs être clairement distingué du salaire versé en espèce et justement évalué.

En suivant de la ligne sur le salaire versé en espèce sera donc renseigné l’avantage fourni auquel il est fait correspondre son évaluation.

C’est à partir de ces éléments que le salaire brut pourra être déterminé et auquel il sera fait déduction des cotisations de sécurité sociales et ajout des contributions de l’employeur (comme le remboursement des frais professionnels) pour obtenir le salaire net(avant prélèvement à la source).

Exception faite du cas de la nourriture qui est évalué obligatoirement à titre forfaitaire, tous les autres avantages en nature peuvent être évalués soit à leurs montants réels soit selon des forfaits fixés par arrêté.

Il conviendra ainsi de se référer aux textes qui déterminent les modalités d’évaluation minimales des avantages en nature, à savoir les règles toutes particulières prévues en matière de cotisations sociales. Ce sont ces règles qui sont en outre prises comme référence unique d’évaluation, notamment par l’administration fiscale lors des contrôles réalisés sur l’impôt sur le revenu.

Lorsque l’évaluation de l’avantage en nature est faite sur la valeur réelle, son montant ne pourra être inférieur à l’évaluation forfaitaire prévue.

Dès sa première attribution, l’évaluation de l’avantage en nature devra être correctement réalisée pour éviter toute remise en question par les services de l’URSSAF notamment mais aussi pour avoir une vision précise et chiffrée du coût social des avantages en nature qui sont attribués aux salariés et incidemment de la politique de rémunération appliquée.

L’évaluation des avantages en nature est une source importante du contentieux de la sécurité sociale qui coûte souvent cher aux entreprises. La question de l’évaluation des avantages en nature se pose aussi dans le cadre des contentieux prud’homaux.

En tant qu’expert du contentieux de la sécurité sociale et de la restructuration sociale, notre Cabinet accompagne les employeurs pour réduire le risque de redressement URSSAF et tourner l’entreprise vers une politique de rémunération performante, attrayante et sécurisée.